Şirketinizde NetSuite kullanıyorsanız ya da NetSuite'e geçmeyi değerlendiriyorsanız, mali işler ekibinin ilk sorularından biri büyük olasılıkla e-Fatura olur. NetSuite, Türkiye'de standart olarak e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Defter üretmiyor. Bu yüzden NetSuite e-Fatura entegrasyonu, Türkiye'deki her projede ayrı bir başlık olarak masaya geliyor.
Minexa Türkiye e-Dönüşüm ve Yerelleştirme Paketi bu boşluğu NetSuite'in içinde kapatıyor. Belgeler ayrı bir portalda değil, faturanın ve irsaliyenin zaten bulunduğu kayıtlar üzerinden yönetiliyor. Hizmetin özetini NetSuite e-Fatura sayfamızda bulabilirsiniz; bu yazıda paketin neleri kapsadığını ve günlük işleyişte nasıl çalıştığını anlatıyoruz. Konuya daha geniş bir açıdan bakmak isterseniz Türkiye'deki şirketler için lokalizasyonun önemi üzerine yazdığımız yazıya, platformu henüz tanımıyorsanız NetSuite nedir yazımıza göz atabilirsiniz.
NetSuite e-Fatura Entegrasyonu Paketi Neleri Kapsıyor?
Paketi dört başlıkta özetleyebiliriz: giden belgeler, gelen belgeler, e-Defter ve diğer yerelleştirme bileşenleri. Aşağıdaki örnek durumlar, muhasebe ekiplerinin sık karşılaştığı senaryolardan yola çıkıyor.
Giden belgeler
Ayın sonunda yüzlerce faturayı tek tek entegratör portalına yüklemek, ardından hata veren belgeleri ayıklamak birçok muhasebe ekibine tanıdık gelir. Paket, giden belgeleri doğrudan NetSuite kayıtlarından üretir:
e-Fatura: TEMELFATURA ve TICARIFATURA senaryoları
e-Arşiv Fatura
e-İhracat faturası: gümrük ve ihracat alanları, GTİP kodları, DİİB (Dahilde İşleme İzin Belgesi) referansı
e-İrsaliye: Item Fulfillment ve depo transferi (Inventory Transfer) üzerinden, ihracat irsaliyesi dahil
İade faturası (Credit Memo) ve satıcı iade akışı
Özel fatura tipleri: tevkifatlı, istisna, ihraç kayıtlı, özel matrah
Belge gönderilmeden önce mükellef kontrolü ile adres, posta kodu ve ülke denetimi yapılır; böylece eksik bilgi daha kayıt aşamasında görünür. Fatura serisi ve GİB sıra numarası yönetilir, seri ve senaryo seçimi otomatik yapılır. XSLT şablonlarıyla belgeyi önizleyebilir, PDF'i NetSuite'ten çıkmadan görüntüleyebilirsiniz.
Her ay tekrarlayan fatura kesen şirketlerde bu akışın nasıl oturduğunu abonelik ve hizmet şirketleri sayfamızda anlatıyoruz.
Gelen belgeler
NetSuite gelen fatura süreci çoğu şirkette en çok zaman alan kısımdır: tedarikçi faturası portalda bekler, muhasebeye e-postayla ulaşır, sonra kalem kalem yeniden girilir. Pakette bu akış şöyle işler:
Entegratörden gelen fatura ve irsaliyeler otomatik çekilir ve Gelen Kutusu ekranında listelenir
Gelen belge kabul veya red edilir, GİB durumu takip edilir
Gelen fatura tek ekrandan Vendor Bill'e (satıcı faturası), satıcı iadesi ise Vendor Credit'e dönüştürülür
Satıcı ürün kodu ile NetSuite kalemi eşleştirilir, gider hesabı eşlemesi yapılır
KDV, tevkifat, iskonto ve dip toplam hesapları doğru aktarılır
XML ve PDF ekleri kayda iliştirilir
e-Defter
e-Defter için ayrı bir araçla çalışmak, aynı muhasebe verisini iki farklı yerde izlemek anlamına gelebilir. Pakette e-Defter süreçleri de aynı paket içinden, NetSuite kayıtları üzerinden yürütülür.
Diğer yerelleştirme bileşenleri
NetSuite Türkiye lokalizasyonu yalnızca e-belgeden ibaret değil. Kur tablosunun her gün güncel olması, cari kartın doğru işaretlenmesi ve ekranların kullanıcının dilinde olması da günlük ihtiyaçlar arasında:
TCMB döviz kurlarının otomatik çekilmesi, NetSuite kur tablosuna yazılması ve kur hareket logu; ayrıntılar için TCMB kur entegrasyonu yazımıza bakabilirsiniz
GİB mükellef sorgulama ve önbellek: cari kartın e-Fatura mükellefi olup olmadığının otomatik tespiti
Tam Türkçe/İngilizce çift dilli arayüz: kayıt tipleri, alan etiketleri, ekran metinleri
NetSuite menüsüne eklenen "TR Lokalizasyon" ve "Gelen Kutusu" sekmeleri, rol bazlı yetkilendirme
Günlük Kullanımda Nasıl Çalışır?
Şöyle bir akış düşünün: kullanıcı faturayı NetSuite'te kaydediyor, başka bir sisteme geçip gönderiyor, durumunu orada izliyor, sonucu elle not ediyor. İki ekran arasında gidip gelen bu düzende belgenin gerçek durumu kolayca gözden kaçıyor.
Pakette fatura NetSuite içinden tek tuşla gönderilir. Paket, entegratörünüzün web servisine bağlanır, belgeyi iletir ve GİB durumları fatura kaydının üzerine düşer. Böylece "bu fatura gitti mi, sonucu ne oldu?" sorusunun cevabı kaydın kendisinde görünür. Aynı mantık irsaliye tarafında da geçerlidir: e-İrsaliye, NetSuite'teki sevkiyat ve transfer kayıtlarından üretilir.
Entegratörden Bağımsız Yapı
Entegratör değiştirmek, çoğu şirkette yeni bir entegrasyon projesi demek. Bağlantıların yeniden kurulması, şablonların elden geçirilmesi ve kullanıcıların yeni bir düzene alışması gündeme gelir; bu yüzden birçok şirket karar vermeyi erteler.
Paket bu bağımlılığı ortadan kaldıracak şekilde kurgulandı. Minexa'nın çözüm ortakları Uyumsoft, QNB eFinans, Süper Entegratör ve Sovos ile çalışır; dördü de aynı paketten işlem yapar. Entegratör değiştirmek gerektiğinde yalnızca yeni entegratörün bağlantı adresi (web servis linki), kullanıcı adı ve şifresi girilir.
NetSuite tarafında başka hiçbir şey değişmez: kayıtlar, şablonlar, akışlar ve kullanıcı alışkanlıkları aynı kalır. Entegratör tercihi böylece teknik bir engel olmaktan çıkar; kararı kendi ticari ve operasyonel gerekçelerinize göre verebilirsiniz.
Kurulum ve Lisanslama
ERP'ye eklenecek her yeni bileşen, ekiplerde "bu da ayrı bir proje mi olacak?" sorusunu doğurur. Paket, NetSuite hesabınıza bundle olarak kurulur ve lisans anahtarı girilerek etkinleşir. Menüye eklenen sekmeler rol bazlı yetkilendirmeyle yönetildiği için, hangi kullanıcının hangi ekranı göreceğini ekibinizin yapısına göre belirleyebilirsiniz.
Kimler İçin Uygun?
NetSuite kullanan ve e-belge süreçlerini NetSuite'in içinde toplamak isteyen Türkiye'deki şirketler
NetSuite'e geçmeyi değerlendiren ve e-Dönüşüm tarafını baştan netleştirmek isteyen mali işler ve BT ekipleri
Entegratör tercihini ileride değiştirme esnekliğini korumak isteyen firmalar
Sık Sorulan Sorular
NetSuite'te e-Fatura standart olarak var mı?
NetSuite, Türkiye'de standart olarak e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Defter üretmiyor. Bu belgeleri NetSuite içinden yönetmek için bir yerelleştirme paketi gerekiyor. Minexa'nın paketi bu akışları NetSuite kayıtları üzerinden çalıştırır.
Entegratörümüzü değiştirirsek ne olur?
Yalnızca yeni entegratörün bağlantı adresi, kullanıcı adı ve şifresi girilir; NetSuite tarafında kayıtlar, şablonlar ve akışlar aynı kalır. Çözüm ortaklarımız Uyumsoft, QNB eFinans, Süper Entegratör ve Sovos'un dördü de aynı paketten işlem yapar.
Gelen faturalar muhasebeye nasıl aktarılır?
Entegratörden gelen faturalar otomatik olarak çekilir ve Gelen Kutusu ekranında listelenir. Belgeyi buradan kabul veya red edebilir, tek ekrandan Vendor Bill'e dönüştürebilirsiniz. KDV, tevkifat, iskonto ve dip toplamlar aktarılır, XML ve PDF ekleri kayda iliştirilir.
Paket hangi dillerde kullanılabiliyor?
Arayüz tam Türkçe/İngilizce çift dillidir. Kayıt tipleri, alan etiketleri ve ekran metinleri iki dilde de kullanılabilir.
Sonuç
NetSuite e-Fatura entegrasyonu, doğru kurgulandığında mali işler ekibinin NetSuite'ten çıkmadan yürüttüğü bir iş akışına dönüşür. Giden ve gelen belgeleri, e-Defter'i ve kur gibi yerel ihtiyaçları tek paket altında görmek isterseniz Minexa ile iletişime geçin; kendi süreçleriniz üzerinden bir değerlendirme veya demo planlayalım.
