Türkiye Lokalizasyonu

ERP lokalizasyonu, bir ERP yazılımının belirli bir ülkenin yasal, dilsel, kültürel ve iş gereksinimlerine uyarlanması sürecidir. Bu, yerel vergi mevzuatı, muhasebe standartları ve yasal düzenlemelere uygunluğu içerir. Ayrıca, kullanıcı arayüzünün ve belgelerin yerel dilde sunulması ve yerel terminolojiye uyarlanması önemlidir. Lokalizasyon, sistemin yerel pazarda etkili ve uyumlu olmasını sağlayarak şirketlerin verimliliğini ve rekabet avantajını artırır.

Türkçe Dil Desteği: NetSuite, standart olarak Türkçe desteği sunmaktadır. Yapılan geliştirmeler ile eklenen alanlar ve bu alanların açıklama bölümlerinde Türkçe ve isteğe bağlı olarak hedef dillerde (en az İngilizce) destek sağlanması önemlidir. Bu sayede, anlam karmaşalarının önüne geçerek tüm işlemleri kendi dilinizde yapabilir ve kullanım kolaylığı sağlayabilirsiniz.

Vergi ve İstisnaların Yönetilmesi: Standart satış faturaları için oluşturulan vergiler, NetSuite standardı ile yönetilebilmekte ve bunların tanımlamaları ilgili hesapların doğru seçimi ile yapılmalıdır. Diğer (ÖTV, Tevkifat, İstisna vb.) vergi türleri ve istisnalar, geliştirici firma tarafından geliştirilip standarda eklenmelidir. Bu bölümde tanımlama ve tercihlerin doğru yönetilmesi, NetSuite kullanımında sistemin doğru çalışması ve kullanıcı dostu olması açısından çok önemlidir.

Örneğin, bir müşteriye her zaman aynı kod ile istisna faturası kesilecekse, her fatura kesme sırasında kullanıcıdan bu müşteriye istisna faturası kesmesi ve her defasında iade kodunu girmesi beklenmemeli, bu tanımlamalar yapılmalıdır.

Kur Entegrasyonu: Türkiye’de kurlar, TCMB tarafından mesai günleri 15:30’da yayınlanmaktadır. Bu kur bilgisi açıklandıktan sonraki günkü işlemlerde kullanımı zorunludur. İşlemler bu kur ile yapılmalı ve kur değerlemeleri de bu kurlar ile yapılmalıdır. TCMB’nin yayınladığı (22 kur) ve yayınlamadığı kurları günlük olarak alıp NetSuite standart tablosuna yazmak ve bu kurların standart NetSuite içinde kullanılması gerekmektedir. Eğer firmanın birden fazla temel kuru bulunuyorsa, parite hesaplarının yapılıp sisteme eklenmesi gerekmektedir.

Mükelleflik Sorgulamaları: Türkiye'de fatura gönderimleri, faturanın gönderildiği firmaya göre farklılık göstermektedir. Firmanın mükellef olmasına ve faturalama adresine göre e-arşiv, e-fatura, e-ihracat fatura gönderimi yapılması gerekmektedir. Firmanın bilgileri entegrasyon ya da kullanıcı tarafından NetSuite'e girildikten sonra, firmanın sorgulamaları otomatik olarak yapılmalı ve fatura türü o sırada belirlenmelidir. Sonrasında firmada olabilecek değişiklikler de belirli sıklıklarla kontrol edilerek bu gönderim türünün güncel olması sağlanmalıdır.

Örneğin, bir müşteri ERP’ye kayıt olurken vergi mükellefi değildi ancak geçen sürede mükellef oldu. Bunu sistem GİB’den (aracı entegratör aracılığı ile) sorgulamalı ve bu müşterinin artık e-fatura mükellefi olduğunu sisteme tanımlamalıdır.

Gelen ve Giden Faturaların Yönetilmesi: Firma, her türlü fatura gönderimini ERP üzerinden yapabilmeli ve fatura gönderimi yaptıktan sonra faturanın akıbetini yine ERP üzerinden takip edebilmelidir. Tüm özel fatura türlerinin (tevkifat, iade, istisna, ÖTV, ihracat vs.) tanımları ve zorunlulukları iyi yönetildiğinde, ERP üzerinden bu fatura türlerinin gönderilmesi satış fatura gönderiminden farklı değildir. Fatura gönderimleri yapıldıktan sonra, faturanın PDF ve XML dosyalarına ERP üzerinden ulaşılabilmelidir. Fatura reddedilmesi ya da GİB tarafından hata dönmesi durumunda bu bilgi ERP’ye iletilmeli ve kullanıcıya bir e-posta ile bildirilmelidir. Faturaların toplu gönderim ya da zamanlayıcı ile otomatik gönderim seçenekleri sunulması kullanıcılar için kolaylık sağlayacaktır.

Gelen fatura tarafında ise, eğer e-fatura mükellefi iseniz faturalarınız ERP üzerinden NetSuite'e akacak ve bu gelen faturalarda onay/red işlemlerini ERP üzerinden yapabileceksiniz. Buna ek olarak, faturaların PDF ve XML’lerine yine ERP üzerinden ulaşabilirsiniz. Gelen faturalarda gelen ürünler ve bu ürünlerin ERP içindeki karşılık gelen ürünler eşleştirildiğinde, bu ürünler NetSuite'e aktarılırken istenilen ürün olarak gelmektedir. Firma ihtiyaçlarına göre bu gelen faturalar kullanılıyor ise, NetSuite'te bulunan siparişlerle eşleştirilerek ve bu siparişlerdeki ilişki kuralına göre faturaya dönüştürülmelidir.

Defter ve Diğer Özel Raporlar: E-defter, NetSuite üzerinden çekilebilmelidir. Bunun için yapılan diğer geliştirmeler toplu olarak ele alınarak defterde zorunlu alanların doldurulması sağlanmalıdır. Defter ile diğer raporların birbirine uyması gerekmektedir.

E-defter haricinde, Türkiye standartlarında kullanılan mizan, muavin raporları ve müşteri ile tedarikçi ekstreleri ERP üzerinden kolay bir şekilde alınabilmeli ya da muhataplarına gönderilebilmelidir.

Banka Entegrasyonu: Banka entegrasyonu, NetSuite üzerinde farklı şekillerde yapılabilmektedir. Öncelikle, özel entegratörler ile çalışarak tüm banka hareketlerinizi ERP’ye akıtabilirsiniz. Ancak, bu çözümde entegratör firmaların komisyonlarını ödemek yerine, banka ekstrenizi Excel ile NetSuite'e yükleyebilirsiniz. Bu iki seçenekten biri ile kayıtlar NetSuite'e aktarıldıktan sonra, eğer tanımlama kuralları belirgin ise, bu işlemlerin ilgili müşteri/tedarikçi/hesap ile eşleşmesi ya da ilgili işlemlerin oluşturulması otomatik veya kullanıcı dostu bir yol ile yapılabilmelidir.

Çek Yönetimi: Mevcut olarak NetSuite içerisinde bir çek modülü bulunmaktadır, ancak Türkiye'deki çek sistemi NetSuite içerisinde bulunan çeklerden farklı olarak işlemektedir. Çeklerin girilmesi ve takibi NetSuite üzerinden yapılabilmeli ve girilen tarihlere göre ilgili kullanıcılara otomatik olarak bilgilendirme gönderilmelidir.

Beyanname Yönetimi: Beyannamelerin NetSuite üzerinden hazırlanabilmesi ve çıkarılan beyannamelerin düzenlemeye ihtiyaç duymadan kullanılabilmesi gerekmektedir.

Mutabakat Yönetimi: Oluşturulan mutabakatlar müşteri ve tedarikçilere NetSuite üzerinden gönderilebilir (kullanıcı tetiklemesi ile veya otomatik olarak) ve sonuçlarının alınabilmesi sağlanmalıdır.

#netsuite #erp #dijitaldonusum #fatura #banka #cek