NetSuite Banka Entegrasyonu

Netsuite Banka Entegrasyonu Nedir? Ne işe yarar?

ERP projelerinde banka entegrasyonu çoğu zaman “yapıldı” denip geçilen bir başlık olur. Oysa işin asıl kritik kısmı, banka hareketleri NetSuite’e geldikten sonra başlar. Çünkü finans ekiplerinin gerçek ihtiyacı; sadece hareketleri görmek değil, bu hareketleri doğru senaryoyla, doğru muhasebe kaydıyla ve kontrolü kaybetmeden işleyebilmektir.

Oracle NetSuite üzerinde kurgulanan banka entegrasyonlarında Minexa yaklaşımı tam olarak bu noktaya odaklanır:

Her firmaya uyan tek bir otomasyon modeli yoktur. Doğru model; işlem hacmine, ekip yapısına, iç denetim ihtiyaçlarına ve finans kültürüne göre şekillenmelidir.

Bu yazıda, NetSuite’e aktarılan banka hareketlerinin müşteri ödemeleri, tedarikçi ödemeleri ve banka masrafları özelinde nasıl ele alınabileceğini; sahada gerçekten kullanılan senaryolar üzerinden detaylı şekilde anlatıyoruz.

Müşteri Ödemeleri: Tahsilatı Hızlandırırken Kontrolü Kaybetmemek

Müşteri tahsilatları, muhasebe ekiplerinin en çok zaman harcadığı alanlardan biridir. Özellikle yüksek işlem hacmi olan firmalarda; her banka hareketini tek tek fatura ile eşleştirmek ciddi bir operasyonel yük yaratır.

NetSuite bu noktada iki temel mantıkla çalışır: FIFO ve Matching. Ancak asıl fark, bu mantıkların ne kadar otomatik veya kontrollü kullanılacağıdır.

Tam Otomatik Tahsilat Senaryosu

Bu senaryo, özellikle günlük onlarca hatta yüzlerce tahsilat alan firmalar için tasarlanmıştır.

• Müşteri kartında ödeme yöntemi belirlenir.

• FIFO yaklaşımında sistem, gelen ödemeyi en eski açık faturaya otomatik olarak uygular.

• Matching yaklaşımında banka açıklaması aktif rol oynar:

  • Açıklamada fatura numarası yer alıyorsa, ödeme doğrudan ilgili faturaya bağlanır.

  • Açıklamada sipariş numarası varsa, sistem bu ödemeyi otomatik olarak ön ödeme (deposit) olarak kaydeder.

• Bu eşleşmeler sırasında kullanıcıdan herhangi bir aksiyon beklenmez; kayıtlar doğrudan muhasebeleşir.

Gerçek hayatta her açıklama “dört dörtlük” olmayabilir. Bu yüzden:

• Sistem eşleşme bulamazsa, banka hareketi üzerinde tek tıkla ödeme ekranı açılır.

• Tutar, tarih ve açıklama otomatik dolu gelir.

• Varsayılan olarak en eski fatura seçilidir, kullanıcı isterse değiştirebilir.

👉 Sonuç: Tahsilat süreci hızlanır, manuel veri girişi ciddi şekilde azalır.

Kontrollü Tahsilat: Otomasyon Var, Son Karar Finans Ekibinde

Bazı firmalar için “tam otomatik” fazla iddialı olabilir. Özellikle:

• Büyük tutarlı tahsilatlar,

• Karmaşık müşteri bakiyeleri,

• İç denetim baskısı olan yapılarda,

kontrollü bir model tercih edilir.

Bu senaryoda sistem:

• Banka açıklamasını analiz eder,

• Olası fatura veya ön ödeme eşleşmelerini öneri olarak sunar.

Finans ekibi:

• Ödeme oluşmadan önce bu eşleşmeleri görür,

• Gerekirse faturayı değiştirir,

• Yanlış bir ön ödeme senaryosunu düzeltebilir.

Üstelik bu işlemler:

• Tek tek,

• Ya da toplu (mass update) şekilde yapılabilir.

👉 Bu model, “insan gözünü sistemden tamamen çıkarmadan” verimlilik kazanmak isteyen CFO’ların favorisidir.

Manuel Tahsilat: İstisnalar Her Zaman Vardır

Her ödeme otomasyona uygun değildir:

• Açıklaması olmayan transferler,

• Yanlış IBAN’dan gelen tahsilatlar,

• Tek seferlik veya karmaşık mutabakat gerektiren işlemler…

Bu gibi durumlarda banka hareketi NetSuite’e alınır ancak otomatik işlenmez. Kullanıcı, ödeme veya ön ödeme ekranını manuel açarak süreci tamamen kendi kontrolünde tamamlar.

Tedarikçi Ödemeleri: Muhasebe ile Satın Almanın Kesiştiği Nokta

Tedarikçi ödemeleri, müşteri tahsilatlarına benzer görünse de satın alma süreçleri nedeniyle daha fazla senaryo içerir. Özellikle ön ödemeler (prepayment) bu tarafın en kritik başlıklarından biridir.

Tam Otomatik Tedarikçi Ödeme Senaryosu

• Tedarikçi kartında FIFO veya Matching belirlenir.

• Banka açıklamasında:

  • Tedarikçi fatura numarası varsa → ödeme otomatik olarak ilgili faturaya uygulanır.

  • Satın alma siparişi numarası varsa → ödeme otomatik tedarikçi ön ödemesi olarak kaydedilir.

• Eşleşmeyen durumlarda kullanıcı, banka hareketi üzerinden tek tıkla ödeme ekranını açar.

Bu yapı sayesinde:

• Muhasebe ile satın alma arasında kopukluk oluşmaz,

• Ön ödemeler sistematik ve izlenebilir hale gelir.

Kontrollü ve Manuel Yaklaşımlar

Bazı firmalarda tedarikçi ödemeleri daha hassas bir alandır:

• Yanlış faturaya ödeme riski,

• Kur farkı,

• Parçalı ödemeler gibi nedenlerle.

Bu nedenle sistem:

• Olası faturaları önerir,

• Ancak son karar kullanıcıya bırakılır.

  
  

Tam otomasyonun uygun olmadığı durumlarda manuel senaryo devreye girer ve ödeme süreci tamamen kullanıcı kontrolünde ilerler.

Banka Masrafları: Küçük Tutarlar, Büyük Operasyonel Yük

Banka masrafları genellikle göz ardı edilir ama toplamda ciddi bir iş yükü yaratır:

• EFT / Havale masrafları

• POS komisyonları

• Banka işlem ücretleri

Otomatik Masraf Muhasebeleştirme

NetSuite’te banka açıklamaları ile gider hesapları önceden eşleştirilebilir. Böylece:

• “EFT MASRAFI” açıklaması → doğrudan ilgili gider hesabına gider,

• Kullanıcı müdahalesi olmadan muhasebe kaydı oluşur.

Kontrollü ve Manuel Masraf İşleme

• Sistem gider hesabını önerir,

• Kullanıcı onaylar veya değiştirir.

• Eşleşmeyen masraflar bekleyen listede tutulur ve manuel tamamlanır.

👉 Özellikle ay sonlarında “bu masraf nereden geldi?” sorusunun önüne geçilir.

İşin Asıl Gücü: Görünürlük ve Kontrol

Bu yapıların tamamı sadece işlem yapmak için değil, şeffaflık için kurgulanır:

• Bekleyen banka işlemleri net şekilde görülür

• Günlük / haftalık / aylık işlem hacimleri izlenir

• Otomatik, kontrollü ve manuel işlemler ayrıştırılır

• İşlenmiş kayıtlar üzerinde sonradan düzeltme yapılabilir

Bu da finans ekiplerine şu avantajı sağlar:

“Sistem çalışıyor ama kontrol bende.”

Sonuç: Banka Entegrasyonu Bir IT Konusu Değil, Finans Stratejisidir

NetSuite’te banka entegrasyonu başarısı;

• Ne kadar otomatik olduğuyla değil,

• Ne kadar doğru kurgulandığıyla ölçülür.

Minexa yaklaşımıyla:

• Muhasebe ekipleri hız kazanır,

• CFO’lar iç kontrolü kaybetmez,

• Şirket büyüdükçe süreçler yeniden yazılmak zorunda kalmaz.