NetSuite Advanced Billing ile Esnek Faturalama: Abonelik, Taksit ve Proje Gelirlerini Nasıl Yönetirsiniz?

ERP projelerinde finans ekiplerinin en çok zorlandığı alanlardan biri, “standart” olmayan faturalama senaryoları:

• 12 aylık abonelikler

• Proje bazlı milestone faturaları

• İlk peşinat + taksitli satış modelleri

• Farklı tarihlerde devreye giren hizmet paketleri

Oracle NetSuite’in Advanced Billing özelliği tam bu noktada devreye giriyor. Doğru kurgulandığında, hem nakit akışını öngörülebilir hale getiriyor hem de “Excel’de takip edilen” karmaşık fatura planlarından kurtarıyor. 

Bu yazıda, Advanced Billing’in ne olduğunu, hangi senaryolarda işe yaradığını ve Netsuite projelerinde bunu nasıl konumlandırmanız gerektiğini, sahadaki pratiklerle birlikte ele alalım.

NetSuite Advanced Billing nedir?

NetSuite Advanced Billing, satışları belirli bir dönem veya sözleşme süresi boyunca faturalamak için kullanılan esnek faturalama motorudur. Temelinde “billing schedule / fatura planı” mantığı vardır.

Bir satış siparişine (Sales Order) bir billing schedule bağladığınızda NetSuite, ilgili tutarları planlanan tarihlerde billing queue’ya atar ve bu kuyruğu kullanarak faturaları oluşturmanızı sağlar. 

Örneğin:

• Toplam tutar: 12.000 USD

• İlk faturada %25 peşin

• Kalanı 11 ay eşit taksit

Advanced Billing ile bunu tek bir satış siparişi üzerinden, otomatik fatura planı ile çalıştırabilirsiniz. Her ay, “bu ay kimi faturalayacaktık?” paniği yerine, sistem size hazır faturaları sunar.

Advanced Billing’i hangi senaryolarda kullanmalısınız?

1. Abonelik ve SaaS iş modelleri

SaaS, bakım, lisans, servis sözleşmeleri gibi düzenli (recurring) gelir üreten işlerde Advanced Billing kritik rol oynar.

Örnek senaryolar:

• Aylık / yıllık abonelikler

• Destek & bakım sözleşmeleri

• Kullanıcı başına periyodik ücretlendirme

Bu senaryoları, NetSuite’in SuiteBilling ve Revenue Management modülleriyle beraber kullandığınızda, hem faturalama hem de gelir tahakkuku (revenue recognition) süreciniz uçtan uca otomasyon kazanır. 

2. Proje bazlı işlerde milestone faturaları

Özellikle danışmanlık, inşaat, yazılım implementasyonu gibi sektörlerde proje faturaları genelde şöyle olur:

• %30 sözleşme imza

• %40 UAT (User Acceptance Test) sonrası

• %30 go-live

Bu gibi kademeli (milestone) faturaları tek tek manuel takip etmek yerine, her proje veya satış siparişi için bir milestone bazlı billing schedule tanımlamanız mümkün. Tarih veya event bazlı (ör. statü değişimi ile tetiklenen) planlar kurgulanabilir. 

3. Taksitli satışlar ve peşin+takip eden faturalar

B2B’de bile sıkça görüyoruz:

• İlk teslimatta %50 fatura

• Kalan %50, 3 ay boyunca eşit taksit

Advanced Billing ile:

• İlk faturayı “Initial Amount” alanına %50 veya belirli tutar olarak set edebilir,

• Kalanı recurrence alanlarıyla aylara bölebilir,

• Tek satış siparişinden tüm taksit planını otomatik üretirsiniz. 

4. Fiziksel ürün + hizmet kombinasyonu (Bundle satışlar)

Hem lisans / hizmet hem de donanım satan firmalarda:

• Donanım tek seferde faturalandırılır,

• Hizmet kısmı 12 ay boyunca faturalanır.

Advanced Billing ile item bazlı farklı billing schedule’lar kurgulayarak,

• Donanımı “one-shot” faturalar,

• Hizmeti ise “recurring schedule” ile takip edebilirsiniz. Bu yapı, Revenue Management modülü ile birlikte kullanıldığında ASC 606/IFRS 15 uyumlu gelir tanıma süreci kurmanıza da yardımcı olur. 

Advanced Billing nasıl çalışır? (Kavramsal akış)

1. Özelliği aktif etme

   • Setup > Company > Enable Features

   • Transactions sekmesinde Advanced Billing kutucuğunu işaretlersiniz.

   • Aynı ekranda Sales Orders özelliğinin de açık olması gerekir. 

2. Billing Schedule (Fatura Planı) tanımlama

   • Lists > Accounting > Billing Schedules > New yoluyla yeni bir plan oluşturursunuz.

   • Önemli alanlar:

     • Type (Standard / Milestone / % vs tutar bazlı)

     • Initial Amount (ilk fatura oranı veya tutarı)

     • Recurrence (periyot – aylık, üç aylık vb.)

     • Number of Recurrences (kaç kez tekrarlanacağı)

3. Satış siparişine schedule bağlama

   • Satış siparişi oluştururken, satır veya belge bazında ilgili billing schedule’ı seçersiniz.

   • Start Date alanı ilk faturanın tarihini belirler; boş bırakırsanız ilk fatura sevkiyat / fulfillment ile tetiklenebilir. 

4. Billing Queue ve fatura oluşturma

   • NetSuite, ilgili aralıkta oluşması gereken faturaları billing queue’ya atar.

   • Transactions > Sales > Bill Sales Orders ekranından bu faturaları tek tek veya toplu olarak yaratabilirsiniz. 

5. Advanced Shipping ile birlikte kullanım

   • Advanced Billing’i Advanced Shipping ile birlikte kullandığınızda, sistem hangi item’ın faturalandırılacağına;

     • Fulfillable/Receivable status

     • Invoice in Advance of Fulfillment tercihi

     • İlgili schedule

       üzerinden karar verir. Böylece, kısmi sevkiyat/kısmi fatura senaryoları profesyonelce yönetilir. 

     
     

Advanced Billing ile Revenue Management ilişkisi

Advanced Billing doğrudan “ne zaman ve ne kadar fatura keseceğinizi” yönetir.

Ancak güncel muhasebe standartları (ASC 606, IFRS 15) gereği, faturayı ne zaman kestiğiniz ile geliri ne zaman tanımanız gerektiği aynı olmayabilir. İşte bu noktada:

• Advanced Billing → Fatura planlarınız

• Advanced Revenue Management (ARM) / Revenue Management → Gelir tahakkuk ve tanıma planlarınız

olarak düşünmelisiniz. Revenue Management modülü, Advanced Billing ile entegre şekilde çalışarak:

• Geliri dönemlere yayar,

• Multi-element (donanım + hizmet) sözleşmelerinizi uygunca böler,

• Fair value (SSP/VSOE vb.) üzerinden gelir dağıtımı yapmanıza izin verir. 

Sonuç:

• Faturalama mühendislik gibi,

• Gelir tanıma ise muhasebe & regülasyon mantığı ile yönetilir; ikisi NetSuite üzerinde senkron gider.

Advanced Billing kullanmanın işletmenize faydaları

1. Nakit akışının öngörülebilir hale gelmesi

Planlanan faturalar;

• Aylık tahsilat beklentilerinizi

• Kısa ve orta vadeli nakit akışını

doğrudan etkiler. Advanced Billing sayesinde, hangi müşteriden hangi tarihlerde ne kadar fatura kesileceğini raporlar ve dashboard’lar ile görebilirsiniz. 

2. Manuel Excel süreçlerinden kurtulma

Bugün birçok şirkette:

• Abonelik,

• Taksite bağlanan satışlar,

• Proje faturaları

Excel listeleri ile takip ediliyor. Bu Excel’ler; kişiye bağımlı, hata yapmaya çok açık ve denetlenmesi zor. Advanced Billing ile:

• “Excel’deki fatura planı” yerine

• NetSuite içindeki tek doğruluk kaynağı (single source of truth) mantığına geçiyorsunuz.

3. Hata ve itirazların azalması

Yanlış tarihte kesilen faturalar, atlanan taksitler veya hatalı oranlar hem tahsilatı geciktiriyor, hem de müşteri deneyimini zedeliyor. Otomatik billing schedule:

• Hatalı tarihler

• Eksik faturalar

• Yanlış oranlar

  olasılığını ciddi ölçüde düşürüyor.

4. Denetlenebilirlik ve uyum

Revenue Management ile beraber kurguladığınızda, hem fatura planlarınız hem de gelir tanıma planlarınız NetSuite üzerinde raporlanabilir hale geliyor. Bu da:

• Denetim süreçlerinde hız

• Regülasyonlara (ASC 606 / IFRS 15) uyum

• Yönetim raporlamasında tutarlılık

  sağlıyor. 

Uygulamada dikkat edilmesi gereken noktalar

Advanced Billing’i projeye dahil ederken, sahada en çok gördüğümüz kritik noktalar şunlar:

1. İş modeli analizi yapılmadan schedule tasarlamaya başlamayın.

   Önce şu soruları yanıtlamak gerekir:

   • Fatura müşteri ile sözleşmede nasıl tanımlanmış?

   • Tutar mı sabit, dönem mi sabit, yoksa kullanım (usage) bazlı mı?

   • İndirimler ve promosyonlar fatura bazlı mı, dönem bazlı mı?

2. Item bazlı strateji oluşturun.

   • Bazı item’lar tek seferlik (donanım),

   • Bazıları periyodik (abonelik),

   • Bazıları milestone bazlı (proje).

     Her bir item türü için farklı billing schedule tipleri tasarlamak çoğu zaman en sağlıklısıdır.

3. Advanced Billing + Advanced Shipping kurgusunu test edin.

   • Kısmi sevkiyat + kısmi fatura

   • “Invoice in advance of fulfillment” senaryoları

     Go-live öncesi mutlaka UAT ortamında gerçek hayat senaryoları ile test edilmelidir. 

4. Revenue Management ile entegrasyonu baştan düşünün.

   Eğer bugün kullanmıyor olsanız bile, ileride ASC 606 / IFRS 15 uyumlu revenue module’e geçme planınız varsa, billing schedule tasarımlarınızı buna uygun düşünmek ileride büyük iş kazandırır. 

Sonuç: Advanced Billing, “fatura kesme ekranı” değil, bir iş modeli aracı

NetSuite Advanced Billing’i, sadece “faturayı bölmek” için kullanılan teknik bir özellik olarak görmek yerine, iş modelinizi ve nakit akışınızı yöneten bir araç olarak konumlandırmanız gerekiyor.

Doğru tasarlanmış billing schedule’lar ile:

• Abonelik gelirlerinizi,

• Proje milestone faturalarınızı,

• Taksitli satışlarınızı

otomatik, şeffaf ve denetlenebilir hale getirebilirsiniz.